Die “10-Teile-Woche” - ein Gastbeitrag von Tim Eisenreich

„Manchmal fragen mich die Leute, warum ich mich mit einer so detaillierten Planung abmühe. Meine Antwort ist einfach: Es bringt einen enormen Produktivitätsgewinn. Ich schätze, dass eine 40-Stunden-Arbeitswoche mit Time-Blocking die gleiche Menge an Leistung hervorbringt wie eine 60+-Stunden-Arbeitswoche ohne Struktur."

- Cal Newport, Autor von Deep Work

Wenn es eine Sache gibt, die man über den modernen Arbeitsplatz sagen kann, dann das: „Wenn du deinen Zeitplan nicht kontrollierst, wird er dich kontrollieren.“

Wie bringst du die notwendigen Übel von Meetings, E-Mails, Team-Chats und "geschäftiger Arbeit" mit konzentrierter Zeit für die Dinge, die dir wirklich wichtig sind, in Einklang? Wir brauchen konkrete Strategien, um uns in einer Welt zu konzentrieren, die darauf ausgerichtet ist, uns abzulenken.

To-Do-Listen helfen uns dabei nur bedingt. Schnell verlieren wir den Überblick über die wichtigsten Punkte. Deshalb brauchen wir bessere Strategien, um unsere Aufgaben zuverlässig und rechtzeitig zu erledigen.

Eine Lösung, die ich entwickelt habe, ist die 10-Teile-Woche. Dieses Modell basiert auf den Methoden Time-Blocking und Time-Batching.

In diesem Blogbeitrag werde ich diese und weitere Methoden genauer erklären und aufzeigen, wie du dein Leben positiv verändern kannst.

Time-Blocking

Time-Blocking ist eine effektive Methode zur Steigerung der Produktivität. Es hilft, Ablenkungen zu minimieren und den Fokus auf die Aufgabe zu lenken. Dabei werden feste Zeitblöcke für spezifische Aufgaben festgelegt. Es ist wichtig, realistische Zeitfenster zu setzen und sich daran zu halten. Auch Pausen und Erholung sollten eingeplant werden. Pufferzeiten zwischen den Blöcken ermöglichen die Bewältigung unvorhergesehener Verzögerungen. Es ist ratsam, anspruchsvolle Aufgaben für Zeiten einzuplanen, in denen man am energiegeladensten ist, wie zum Beispiel morgens. Die Einhaltung des Plans ist entscheidend für den Erfolg dieser Methode. Time-Blocking ermöglicht eine effektivere Nutzung der Zeit und eine Fokussierung auf wichtige Aufgaben.

Task-Batching

Task-Batching kann deine Arbeitseffizienz steigern und die mentale Erschöpfung reduzieren, die oft mit dem ständigen Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben einhergeht. Eine Studie der University of Utah zeigt, dass wir durch das Umschalten von Aufgaben 40% unserer Produktivität verlieren. Das entspricht einer Arbeitszeit von 16 Stunden pro Woche. Task-Batching ist wie das Bündeln von ähnlichen Aufgaben zu einem einzigen Batch, ähnlich wie du es tun würdest, wenn du eine Ladung Wäsche wäschst oder einen Stapel Dokumente ablegst. Keiner von uns würde jedes Hemd einzeln waschen. Durch die Gruppierung ähnlicher Aufgaben minimierst du die benötigte Zeit für das Umschalten zwischen verschiedenen Aufgaben und maximierst deine Produktivität.

Day-Theming

Day-Theming hilft dabei, den Überblick über die Woche zu behalten und wichtige Aufgaben nicht zu vergessen. Jeder Tag hat ein spezielles Thema oder eine spezielle Art von Aufgaben, um die Produktivität zu steigern und alle Bereiche abzudecken. Beispielsweise könntest du den Montag als Tag für Meetings festlegen, den Dienstag als Tag für die strategische Planung und den Mittwoch als Tag für die Ausführung von Projekten. Leider ist das häufig im Alltag nicht realisierbar. Insbesondere von Tätigkeiten, die eine schnelle Reaktion auf eine Kundenanfrage erfordern. Und hier kommt nun endlich die 10-Teile-Woche ins Spiel.

Die 10-Teile-Woche

Die 10-Teile-Woche teilt eine klassische 5-tägige Arbeitswoche jeweils in einen Vormittag und einen Nachmittag auf. Dies ergibt 10 Zeitblöcke im Sinne des Time-Blockings.

Die Vorgehensweise ist wertvoller, da die größte Herausforderung beim Zeiteinteilen die Unsicherheit darüber ist, wie viel Zeit für eine Aufgabe benötigt wird. Alltägliche Umstände wie Krankheit, Verzögerungen aufgrund von Wetter oder unvorhergesehene Probleme können das Zeitmanagement erschweren.

Eine 10-Teile-Woche berücksichtigt die Umwelt und könnte folgendermaßen aussehen:

Was steckt jetzt alles hinter diesem simplen Konzept?

Zeit Messen für Profis

Noch nie gab es ein System, dass so einfach meine eigene Arbeitszeit misst, wie die 10-Teile-Woche. Jedes Teil der Woche steht für 10% Arbeitszeit. Das heißt, wenn ich 3 Teile für Vertrieb aufwende, dann entspricht das 30% meiner Arbeitszeit. Stelle ich also fest, dass die Zeit nicht ausreicht, dann erhöhe ich meine eigenen Ressourcen bzw. meine Arbeitszeit und ergänze weitere Teile mit einem Schwerpunktthema.

Dieses Konzept ist hervorragend im Rahmen der Ressourcenplanung von Mitarbeitenden anzuwenden. Immer wieder hört man, dass jemand 50% für diese Stelle und 50% für die andere Stelle eingestellt ist. Meine Frage lautet: Ist das wirklich so? Mit der 10-Teile-Woche in Verbindung mit Day-Theming können wir das nun ganz genau bestimmen.

Schwerpunktthema

Jeder Teil der Woche hat analog zu Brian Tracy (Eat that Frog) einen klaren Schwerpunkt bzw. einen Frog und dient dazu, die wichtigste Aufgabe des Tages zu erledigen. Es ist bekannt, dass unser Gehirn am besten funktioniert, wenn wir uns auf eine Aufgabe konzentrieren. Versuche, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, machen uns unproduktiv und ineffizient.

Task-Batching als zentraler Baustein der 10-Teile-Woche

Task-Batching ist ein wichtiger Bestandteil der 10-Teile-Woche. Dabei werden Aufgaben zu bestimmten Themen zusammengefasst. Es ist empfehlenswert, alle Aufgaben einer Woche aufzuschreiben und sie in maximal 8 Schwerpunktthemen zu clustern. Zwei Teile der Woche bleiben frei für andere Aufgaben. Es erfordert Disziplin, sich an diese Struktur zu halten, aber es kann die Arbeitsweise und Produktivität erheblich verbessern.

Die Wahl der Schwerpunktthemen

Die Wahl der Schwerpunktthemen ist eine Art These. Wenn man zwei Teile der Woche für ein bestimmtes Projekt verwendet, sollten 20% der Zeit ausreichen. Wenn sich nach einiger Zeit herausstellt, dass es zu wenig oder zu viel Zeit ist, können weitere Teile hinzugefügt oder für andere Projekte verwendet werden.

Disziplin

Eine wichtige Komponente der 10-Teile-Woche ist die Disziplin. Es ist wichtig, beispielsweise ein Meeting in den Fokuszeitraum zu legen und alle internen Themen nur in dieser Zeit zu besprechen. Man sollte auch stark bleiben und Vertriebsaufgaben erst bearbeiten, wenn man wieder beim Fokusthema angekommen ist.

Freie Zeiträume

Es ist ebenfalls wichtig, freie Zeiträume zu definieren. Es ist ratsam, sich längere Zeiten zwischen Terminen freizuhalten, um liegengebliebene Aufgaben zu erledigen oder sich um dringende Themen zu kümmern. Es wird immer Aufgaben geben, die wichtig sind und keine Verzögerung vertragen.

Die pure Freiheit

Das Schöne an der 10-Teile-Woche ist, dass man, wenn man sich diszipliniert daran hält, immer häufiger feststellt, dass man den Frog des Tages frühzeitig erledigt und noch Zeit für andere Aufgaben hat. Man hat die Freiheit, diese Zeit nach Belieben zu nutzen. Der wichtigste Punkt ist jedoch, dass es am Nachmittag einen neuen Frog zu lösen gibt. Jeden Tag werden somit zwei Frogs angegangen.

Es ist nicht notwendig, bis zum offiziellen Arbeitsende zu arbeiten, sondern man kann aufhören, wenn man fertig ist. Es ist wichtig, Energie für das nächste Thema oder Projekt zu sammeln. Das Lesen eines Buches oder das Betreiben von Sport kann langfristig mehr für das Unternehmen bewirken als zusätzliche Arbeitszeit.

Schlussfolgerung

Durch die Kombination von Time-Blocking, Task-Batching und Day-Theming kannst du deine Produktivität steigern, dein Arbeitsleben verbessern und ein besseres Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben erreichen. Nutze dabei Tools und Apps, die dir bereits vertraut sind und vermeide die Verwendung zu vieler unterschiedlichen Tools.

Mit diesen Methoden kannst du deine Routine revolutionieren und dein Leben verändern. Sie bieten eine klare Struktur und helfen dir, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wenn du mehr darüber erfahren möchten oder Hilfe bei der Umsetzung benötigst, zögere nicht, mit mir in Kontakt zu treten. Ich freue mich darauf, dich auf deinem Weg zu mehr Produktivität und Erfolg im Vertrieb zu begleiten.